eResource Scheduler: 9 sencillos pasos para la programación de proyectos para principiantes

¿Quiere crear un nuevo cronograma de proyecto desde cero y no sabe por dónde empezar? Al hacerlo, también debe asegurarse de planificar y pronosticar de tal manera que sea fácil de ejecutar. Entonces, ¿qué más es un desafío en la programación de proyectos? La mayoría de los proyectos constan de múltiples hitos, partes móviles y restricciones. Por lo tanto, es imperativo crear un cronograma de proyecto factible considerando todas las realidades del proyecto. La mayoría de los proyectos fallan debido a una programación deficiente, lo que da como resultado decisiones equivocadas. Es importante crear cronogramas de proyectos que involucren todas las actividades y los recursos necesarios para entregar las tareas o el proyecto a tiempo. Las herramientas de programación de recursos son útiles para esto. Pero antes de continuar, veamos qué se entiende por programación de proyectos.

Índice

 

      • Definición de la programación del proyecto
      • Pasos para crear un programa de proyecto
        • 1. Plan para los recursos y otros factores
        • 2. Definir actividades siguiendo la estructura de desglose del trabajo (WBS)

3. Determinar dependencias4. Secuenciar todas las tareas o actividades

5. Decidir los recursos necesarios para completar las actividades

  • 6. Estimar la duración de la tarea
  • 7. Revise su borrador del cronograma del proyecto
  • 8. Comunicar el cronograma a los equipos involucrados

 

9. Supervisión y control

 

  • Elija la herramienta de programación de proyectos adecuada como eResource Scheduler

 

La programación de proyectos implica el uso de algunas herramientas y técnicas que permiten a los gerentes de proyectos crear horarios de trabajo efectivos. Entonces, ¿qué es un cronograma de proyecto? Es una agenda con la que organiza varios recursos, tareas y cronogramas de manera que sus proyectos puedan completarse dentro del tiempo y el presupuesto. La programación del proyecto es un documento que detalla los recursos que se utilizarán en un proyecto y su cronograma. Hoy en día, puede crear un cronograma de proyecto digital que sea accesible para todos mediante el uso de una herramienta de programación de proyectos.

Pasos para crear un cronograma de proyecto

1. Plan para los recursos y otros factores El primer paso en la programación del proyecto es definir las pautas, los procedimientos y la creación de documentos que permitan la fase de desarrollo o ejecución del proyecto. Para ello, debe determinar todas las partes interesadas en su proyecto. Luego, finalice quién aprobará y modificará el cronograma. Debe abordar lo siguiente en su plan:
● Recursos: verifique los recursos que necesita, cuántos y si hay algún recurso específico cuya falta de disponibilidad afectará negativamente su horario.
● Contingencias: identifique los desafíos probables, qué tan grandes podrían ser y cómo puede calcular el impacto o su efecto? ● Dependencias: comprueba si hay dependencias de tareas grandes de las que depende tu proyecto. ● Procedimientos organizacionales: Evaluar si existen procedimientos organizacionales que se deben seguir.

● Partes interesadas: Identifique quién aprobará el cronograma del proyecto y a quién se debe distribuir todo.

2. Definir actividades siguiendo la estructura de desglose del trabajo (EDT) Para definir varias actividades en un proyecto, debe comenzar por descomponer el alcance general del proyecto en una estructura de descomposición del trabajo (EDT). La regla aquí es dividir el alcance del proyecto en una agrupación que contenga de 5 a 10 tareas individuales. El objetivo es mapear estas tareas individuales que colectivamente conforman el cronograma de su proyecto a las competencias enumeradas en el alcance de su proyecto. Definir todas las actividades significa indicar qué es exactamente cada tarea, si hay subtareas debajo de ellas, y los plazos para realizar un seguimiento del progreso. Solo recuerde que todas las actividades que defina deben ser medibles, pueden calcularse o medirse fácilmente y deben estar relacionadas con el costo establecido y el entregable de su proyecto.

      • 3. Determinar dependencias

Después de enumerar todas las actividades del proyecto, examine cada una para determinar qué tareas pueden depender de otras para ser realizadas. Entonces, por ejemplo, si está en el negocio de la construcción, no puede planear construir el techo hasta que el marco del edificio esté terminado. Es importante identificar y enumerar todas las dependencias para que la programación del proyecto se pueda realizar con precisión para evitar demoras o sobrecostos. Usar una herramienta de programación de proyectos como eResource Scheduler ayuda a crear cronogramas de proyectos precisos. Enumera todas las dependencias de tareas y restricciones para un proyecto, lo que ayuda a colaborar con las partes interesadas y encontrar soluciones para él.

 

    • 4. Secuenciar todas las tareas o actividades

Después de identificar todas las dependencias, el siguiente paso es secuenciar cómo se realizarán las actividades en un proyecto. En esta etapa, no asigna cronogramas a todas las tareas y subtareas, sino que simplemente crea un flujo de trabajo continuo para determinar el orden de las tareas. Los tipos de duración que se utilizan mayoritariamente son Duración y Unidades Fijas, Unidades Fijas, Duración y Unidades/Tiempo Fijas y Unidades/Tiempo Fijas.

5. Decidir los recursos necesarios para completar las actividades

Los recursos necesarios para completar un proyecto implican recursos humanos

      • (subcontratistas, empleados), materiales, maquinaria, equipo, finanzas, instalaciones, etc. El siguiente paso importante en la programación de proyectos es la planificación y asignación de recursos. Una mala planificación de los recursos puede provocar retrasos en los proyectos y sobrecostos. Debe encontrar los mejores recursos con el conjunto de habilidades requerido y encontrar su disponibilidad. Además, es importante determinar cuántos recursos de tiempo completo se necesitan y si también se requieren contratistas. Si no se decide este detalle, se pueden asignar múltiples recursos a una tarea determinada, lo que resulta en una asignación excesiva.

El siguiente paso en la programación de proyectos es registrar cuánto tiempo llevará cada tarea, subtarea o actividad. Esto permite que el proyecto se mantenga encaminado. Si subestima o sobreestima la duración de cualquier tarea, podría tener un impacto en todo el cronograma. Esto se debe a que la sobreestimación conducirá a una pérdida de tiempo y recursos, mientras que la subestimación ejercerá presión sobre el equipo y nuevamente los plazos se verán afectados negativamente.

7. Revise su borrador del cronograma del proyecto Ahora, debe crear un cronograma de proyecto eficiente que enumere las fechas de inicio y finalización aprobadas para todos los hitos y actividades. Un cronograma final es importante para decidir si se necesitan contratistas y por cuánto tiempo. También es importante decidir el cronograma para ordenar maquinaria e insumos, y alinear los recursos internos. Usar el enfoque de la ruta crítica para decidir la fecha de finalización del proyecto más rápida y eficiente posible. Mientras revisa, debe verificar la precisión del cronograma del proyecto y, si es necesario, detallarlo y validarlo. Si es necesario, puede utilizar el proceso de nivelación de recursos y volver a analizar las asignaciones de recursos.

    • 8. Comunicar el cronograma a los equipos involucrados

      Después de completar todos estos pasos en la programación del proyecto, el siguiente paso es publicarlo. Es importante que su equipo y todas las partes interesadas conozcan todos los detalles del cronograma del proyecto. Es ideal tener un documento digital o en vivo que todos puedan actualizar y modificar en tiempo real. Los miembros del equipo pueden revisar el cronograma durante la fase de ejecución o mientras realizan la evaluación de riesgos o la gestión de cambios. Las herramientas de programación de proyectos adecuadas ayudan a hacerlo y los gerentes de proyecto pueden lograr la colaboración y la transparencia en todo el proceso.

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      9. Supervisar y controlar Como gerente de proyecto, debe monitorear y controlar constantemente el cronograma del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esto significa ejecutar informes, monitorear y evaluar el progreso del proyecto y verificar si va según el cronograma planificado. También implica administrar el desempeño del equipo y comunicarse abiertamente con los recursos. Si es necesario realizar algún cambio en el cronograma, debe asegurarse de hacerlo y comunicarlo a todos los involucrados. Es importante asegurarse de que todas las actividades se desarrollen según el cronograma y determinar si se debe tomar alguna acción correctiva con anticipación.

      Elija la herramienta de programación de proyectos adecuada como eResource Scheduler

      Una herramienta de programación de proyectos ayuda a estructurar sus tareas en una línea de tiempo, planifica sus recursos y ayuda a optimizar sus procesos. eResource Scheduler es una herramienta de programación de proyectos ganadora de premios y mejor calificada que integra cronogramas, planes de proyectos, presupuestos y mucho más. Si desea optimizar sus recursos y su utilización, eResource Scheduler es su mejor opción. Esta herramienta no solo actúa como un repositorio centralizado de todos sus proyectos, sino que también enumera todos los recursos globales. Impulsa la coordinación y ayuda a los directores de proyectos a encontrar los mejores y más adecuados recursos para los proyectos correctos. Olvídese de preocuparse por sus cronogramas y entregue todos los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Esta herramienta de programación de proyectos también fomenta la satisfacción de los empleados, ya que pueden alinearse con los proyectos de su elección e interés. Por lo tanto, regístrese para una prueba gratuita y deje que los datos controlen la programación de su proyecto y las decisiones de recursos.

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